„Колко ще струва коледното парти?“ изглежда като въпрос, на който трябва да има лесен отговор.

На практика няма една цена на човек, която да е полезна за всяка компания.

Парти за 50 души в ресторант, вечер за 200 гости в хотелска зала и корпоративно събитие за 500 служители със сцена, техническа продукция и развлекателна програма са три напълно различни проекта.

При организиране на фирмено коледно парти бюджетът се определя не само от броя гости, а от поредица решения, които често са свързани помежду си.

Започнете с общ бюджет, брой гости и формат

Преди търсенето на локация е добре да имате отговор на три въпроса:

• Колко души очаквате?
• Какъв е максималният бюджет?
• Какъв тип вечер искате да организирате?

Тези три параметъра определят почти всичко останало.

Ако бюджетът е фиксиран, а броят гости се увеличи, сумата на човек намалява. Ако искате официална гала вечеря вместо коктейлен формат, структурата на разходите също се променя.

Полезно е още в началото да определите и дали служителите ще могат да присъстват с придружители. При по-голяма компания това решение може значително да увеличи броя гости.

1. Локацията не е само „наем на зала“

При корпоративно коледно парти локацията може да бъде ресторант, хотел, event space, клуб или друга подходяща за събитието среда.

Когато сравнявате оферти, проверете не само наема.

В цената може да има или да няма:

• мебели;
• техническо оборудване;
• обслужващ персонал;
• гардероб;
• охрана;
• почистване;
• паркинг;
• допълнителни часове;
• монтаж и демонтаж;
• минимална консумация.

Затова по-ниският наем невинаги означава по-ниска крайна цена.

2. Кетърингът и напитките обикновено се променят с броя гости

Храната и напитките са сред най-видимите променливи разходи.

При 100 гости почти всяко увеличение на цената на човек се умножава по 100. При 300 гости ефектът вече е значителен.

Има голяма разлика между:

• коктейл с хапки;
• buffet;
• седяща вечеря;
• няколкостепенно меню;
• стандартен пакет напитки;
• open bar;
• premium селекция.

Важно е и времето. Четиричасово парти и събитие, което продължава до ранните часове, нямат еднакви изисквания към бар, персонал и кетъринг.

3. Програмата може да бъде семпла или отделен производствен проект

DJ и водещ са едно ниво на организация.

Live band, артистична програма, специални изпълнения, награждаване или сложна тематична концепция вече изискват различен бюджет.

При избора си задайте прост въпрос:

Каква роля има този елемент в събитието?

Не е необходимо да добавяте пет различни активности само за да изглежда програмата „богата“.

Една силна музикална концепция и добре планиран ритъм на вечерта могат да работят по-добре от претоварена програма.

4. Техниката често остава извън първоначалната сметка

Сцена, LED екран, озвучаване, осветление, микрофони и технически екип могат да бъдат необходимост, а не допълнителен ефект.

Това зависи от програмата и самата локация.

Ако ще има обръщение на ръководството, награди, видео съдържание, DJ или изпълнители, техническите изисквания трябва да бъдат уточнени предварително.

Иначе „готовата зала“ може да изисква доста допълнително оборудване.

5. Декорацията може да промени изцяло бюджета

Коледният декор има много нива.

Понякога съществуващата атмосфера на локацията е достатъчна и са необходими само брандирани детайли.

В други случаи концепцията включва:

• сценография;
• специално осветление;
• цветни и флорални композиции;
• брандирани конструкции;
• photo wall;
• тематични инсталации;
• персонализирани елементи.

Затова първо решете какъв ефект трябва да постигне декорацията, а след това определете бюджета за нея.

6. Не забравяйте разходите, които гостът почти не вижда

Някои от най-важните пера остават зад кадър:

• транспорт;
• технически персонал;
• хостеси и регистрация;
• фотограф и видеограф;
• охрана;
• логистика;
• монтаж и демонтаж;
• допълнителни часове на доставчици;
• подаръци за служителите.

Именно тези детайли често създават разлика между първата ориентировъчна сметка и реалната крайна стойност.

Как да структурирате бюджета?

Практичен подход е да разделите разходите на две групи.

Променливи разходи, които зависят основно от броя гости:

• храна;
• напитки;
• подаръци;
• транспорт на участници;
• част от обслужването.

Фиксирани или относително фиксирани разходи:

• наем;
• DJ или изпълнители;
• сцена;
• техника;
• декор;
• фотограф;
• event management.

Това позволява бързо да видите какво ще се случи с бюджета, ако вместо 150 се окажат 180 гости.

Примерна бюджетна рамка

Да приемем условен бюджет от 30 000 лв. Това не е ценова оферта или препоръчителна пазарна тарифа, а пример как може да се разпредели общата сума.

Например:

• 13 000 лв. – локация, храна и обслужване;
• 4 500 лв. – напитки;
• 3 500 лв. – техническо обезпечаване;
• 3 000 лв. – музика и програма;
• 2 000 лв. – декор и брандинг;
• 1 000 лв. – фотография или допълнителни активности;
• 3 000 лв. – резерв за логистика, промени и непредвидени разходи.

При друг формат разпределението може да бъде напълно различно.

Смисълът е бюджетът да се планира като система, а не като поредица от отделни покупки.

Къде може да спестите, без партито да изглежда „евтино“?

Не е необходимо автоматично да режете всичко с еднакъв процент.

По-добре определете кои 2-3 елемента са най-важни за конкретното събитие.

Може например да изберете:

• силна локация, която изисква по-малко декорация;
• DJ вместо live band;
• добре подбрано меню вместо прекалено много позиции;
• определен пакет напитки вместо неограничена селекция;
• една качествена активация вместо няколко посредствени.

Целта не е да похарчите максималния бюджет. Целта е парите да отидат там, където гостите реално ще усетят разликата.

Най-скъпото решение понякога е късното решение

Декември е концентриран период за корпоративни събития.

Когато организацията започне късно, изборът на подходящи дати, локации и доставчици намалява. Това може да принуди компанията да приеме вариант, който е по-скъп или просто не е най-подходящият.

Ранното планиране не гарантира ниска цена, но дава повече възможности за сравнение и по-добър контрол върху бюджета.

Колко тогава струва фирменото коледно парти?

Точният отговор идва едва когато са ясни:

• броят гости;
• датата;
• локацията;
• форматът;
• менюто и напитките;
• програмата;
• техническите изисквания;
• декорацията;
• логистиката.

Затова добрият бюджет не започва с въпроса „Каква е цената на човек?“.

Започва с въпроса:

„Какво събитие искаме да организираме и кои елементи са наистина важни за нашия екип?“

Ако планирате празнично събитие, вижте как Insight Events работи по организиране на фирмено коледно парти – от концепцията и подбора на локация до кетъринга, програмата, техническото обезпечаване и координацията на място.

За цялостна организация на корпоративни събития можете да разгледате и Insight Events.