Има два лесни начина една бизнес конференция да загуби аудиторията си. Първият е програмата да се превърне в поредица от дълги презентации. Вторият е това да се компенсира с прекалено много ефекти, игри и „изненади“, които нямат връзка с основната тема.

Интересната конференция не е непременно зрелищна. Тя има добър ритъм, силно съдържание, подходящи лектори и достатъчно възможности за въпроси, дискусии и професионални контакти.

При професионалното организиране на конференции основният въпрос е не „Как да впечатлим гостите?“, а „Какво полезно трябва да получат от времето, което отделят за събитието?“.

Организиране на конференции: започнете от аудиторията

Преди да избирате лектори и теми, определете кой ще бъде в залата и какво очаква от събитието.

Помислете:

• Какви са основните групи участници?
• Какви проблеми искат да решат?
• Какво вече знаят по темата?
• Каква информация трудно могат да намерят другаде?
• С какви хора биха искали да се запознаят?
• Какво трябва да могат да приложат след конференцията?

Добрата програма има ясна логика. Темите се допълват, а не изглеждат като случайно събрани презентации.

1. Не превръщайте всяка тема в 45-минутна презентация

Някои теми заслужават подробна лекция. За други са достатъчни 15-20 минути, за да бъде представен конкретен казус или практическо решение.

Редувайте формати:

• Презентации с ключови точки;
• кратки практически сесии;
• панели;
• интервюта;
• workshops;
• дискусии с аудиторията.

Така програмата има естествен ритъм, без да се превръща в развлекателно шоу.

2. Търсете реални казуси вместо общи теми

Бизнес аудиторията обикновено реагира по-добре на конкретен опит, отколкото на общи презентации за „бъдещето на индустрията“.

По-полезни са теми като:

„Как променихме процес X и какъв беше резултатът след шест месеца.“

или:

„Три решения, които не проработиха и какво научихме от тях.“

Силната презентация показва проблем, решение, трудности, резултат и изводи, които могат да бъдат приложени и от други компании.

3. Панелът трябва да бъде разговор, а не серия от мини презентации

Добрата панелна дискусия има конкретен въпрос и различни гледни точки.

Модераторът трябва да насочва разговора, да задава допълнителни въпроси и да търси различия в позициите. Ако всеки участник просто представи компанията си за десет минути, панелът губи основното си предимство.

Конфликтът на идеи често е по-интересен от пълното съгласие.

4. Включете аудиторията, без да я карате насила да участва

Интерактивността не означава задължително игри.

Може да използвате:

• кратки анкети;
• въпроси през мобилно приложение;
• предварително събрани въпроси;
• гласуване между различни решения;
• дискусия по реален казус;
• повече време за Q&A.

При корпоративни събития хората са по-ангажирани, когато могат да влияят върху разговора, а не само да слушат.

5. Дайте избор, но запазете програмата ясна

При по-големи конференции не е необходимо всички участници да следват една програма през целия ден.

Може да има общи сесии и паралелни направления:

• стратегически теми;
• практически workshops;
• продуктови демонстрации;
• дискусии по индустрии;
• малки експертни срещи;
• нетуъркинг формати.

Не прекалявайте с избора. Ако едновременно се случват твърде много важни сесии, участниците остават с усещането, че постоянно пропускат нещо.

Организация конференции: нетуъркинг не е просто кафе пауза

Ако създаването на контакти е важна цел, то трябва да бъде планирано.

Обикновената кафе пауза често води до това хората да разговарят с колегите, които вече познават.

По-добри варианти могат да бъдат:

• тематични маси;
• предварително заявени срещи;
• малки дискусионни групи;
• networking зони по интереси;
• срещи между компании и потенциални партньори.

Добрата организация за конференции създава условия разговорите да започнат естествено.

6. Използвайте технологията като инструмент, не като съдържание

LED екрани, сценично осветление, професионално озвучаване и интерактивни системи могат да подобрят конференцията. Те обаче не компенсират слабата програма.

Техниката трябва да помага на участниците да виждат, чуват и разбират съдържанието, а преходите между различните части да бъдат плавни.

Когато техническата организация е добра, тя почти не се забелязва.

Фирми за организиране на конференции: защо ритъмът има значение

Опитните фирми за организиране на конференции разглеждат програмата не само като списък с теми, а като цял ден с различни нива на концентрация.

Трябва да се прецени:

• кога е подходяща по-сериозна тема;
• кога е необходима пауза;
• кога да се смени форматът;
• колко време е нужно за движение между залите;
• как закъснение в една сесия влияе върху цялата програма.

Работата на добра фирма за организация на събития включва синхрон между съдържание, лектори, сценарий, техника, пространство и логистика.

7. Планирайте паузите като част от програмата

Паузите не са загубено време.

Именно тогава участниците обсъждат чутото, задават допълнителни въпроси и създават контакти.

Понякога 20-25 минути добре планирана пауза имат повече стойност от още една средна презентация.

8. Работете с лекторите предварително

По-добре е да имате по-малко силни сесии, отколкото голям брой лектори със сходни презентации.

Предварително уточнете:

• основния извод;
• целевата аудитория;
• реалните примери;
• продължителността;
• възможните повторения с други теми;
• времето за въпроси.

При професионално организиране на конференции подготовката на лекторите е важна част от работата по програмата.

Организиране на корпоративно събитие: форматът трябва да следва целта

При организиране на корпоративно събитие няма универсална програма.

Вътрешна среща, клиентски форум и партньорска конференция имат различни цели.

Вътрешното събитие може да изисква повече разговор с ръководството. Клиентският формат – практически казуси и демонстрации. Партньорското събитие – повече време за networking.

Не копирайте механично формат, който е работил другаде.

Организиране на специално събитие не означава повече ефекти

При организиране на специално събитие често възниква желание да се добавят артистични изпълнения, визуални ефекти или необичайни технологии.

Те имат място само когато изпълняват конкретна функция.

Добро откриващо изпълнение може да зададе тон. Интерактивна визуализация може да помогне за разбирането на сложни данни. Вечерен формат може да улесни контактите.

Но ефектът не трябва да съществува само заради самия ефект.

9. Оставете място за разговори

Не всяка минута трябва да бъде запълнена.

Създайте пространства и време, в които хората могат да разговарят извън официалната програма.

Често именно тогава се случват най-ценните бизнес контакти.

10. Завършете с ясен извод

Не приключвайте конференцията само с „Благодарим ви“.

Добър финал може да включва:

• обобщение на основните идеи;
• няколко практични следващи стъпки;
• кратко гласуване;
• покана за продължаване на дискусията.

Така участниците напускат залата с ясна представа какво са получили от деня.

Как да разберете дали програмата е проработила?

Не питайте само „Хареса ли ви събитието?“.

По-полезни въпроси са:

• Коя сесия беше най-полезна?
• Какво бихте приложили в работата си?
• Успяхте ли да създадете полезни контакти?
• Коя тема искате да бъде разгледана по-подробно?
• Кои части на програмата бихте променили?

Следете и поведението – кои зали са били пълни, къде хората са задавали повече въпроси и кои формати са предизвикали най-голям интерес.

Интересната конференция уважава времето на участниците

Успешната конференция не е тази с най-много сценични ефекти. Тя е тази, след която човек може да каже:

„Научих нещо, което мога да използвам, и се запознах с хора, с които има смисъл да продължа разговора.“

Интересът идва от релевантно съдържание, добър ритъм, различни гледни точки и качествени контакти.

Ако планирате подобен формат, вижте как Insight Events работи по организиране на конференции и семинари – от концепцията и програмата до техническото обезпечаване и координацията на място.

За цялостна организация на корпоративни събития можете да разгледате и Insight Events.